Das Verzeichnis registriert sowohl wörtlich im Text der "Mitteilungen" auftretende Stichwörter als auch umfassendere Schlagwörter, die den Textgehalt sinnvoll erschließen helfen. Zusammengesetzte Stichwörter finden sich unter demjenigen ihrer Bestandteile alphabetisch eingeordnet, unter dem sie der Benutzer am ehesten suchen wird. Darüber hinaus finden sich oft auch unter den übrigen Bestandteilen Verweise auf den Haupteintrag, wie dem Verweissystem überhaupt besondere Aufmerksamkeit und Sorgfalt gewidmet worden ist, um den Nutzen des Verzeichnisses zu erhöhen.
Die Einträge stehen in streng alphabetischer Reihenfolge; mit Bindestrich zusammengesetzte Begriffe gelten als ein Wort. Bei Buch- und sonstigen Titeln wurde lediglich der Artikel nachgestellt. Dem Stichwort folgen die Nummer des Mitteilungshefts und, durch einen Schrägstrich abgetrennt, die Seitenangabe. Bei Stich- und Schlagwörtern aus der Rubrik "Neues um Karl May", die dort nicht wörtlich erscheinen, folgt dann in Klammern noch die Zeilenangabe. Verweise auf die Beilagen der Mitteilungshefte finden sich am Schluß der Seitenangaben zu den betreffenden Heften und sind durch ein vorangestelltes B gekennzeichnet.
Varianten und Synonyme eines Stichwortes sind in Klammern angegeben, z. B. Spätwerk (: Alterswerk). Frauen, die unter mehreren Familiennamen in den "Mitteilungen" vertreten sind, wurden unter Angabe der weiteren Namen stets unter dem zuletzt geführten Namen eingeordnet, z. B. Pollmer, Emma (gesch. May). Zur leichteren Identifizierung wurden vielen Personennamen Angaben zu Beruf oder Tätigkeit hinzugefügt.
Mit der Nr. 121 wurde die Seitenzählung der ›Mitteilungen‹ umgestellt; die Umschlagseiten werden nicht mehr wie bisher mitgezählt, sondern die erste Textseite jedes Hefts trägt die Seitenzahl 1. Verweise auf die vier Umschlagseiten erfolgen daher von nun an durch ein vorangestelltes U (U1 verweist z. B. auf die Titelseite, U2 auf die folgende innere Umschlagseite). Verweise auf die Beilage zum Mitteilungsheft Nr. 123 (›Der Staffelstab‹) finden sich am Schluß der Seitenangaben des betreffenden Hefts, gekennzeichnet durch ein vorangestelltes B.
Die vorliegende Zusammenfassung von zwölf Registerheften existiert nicht in gedruckter, sondern nur in digitaler Form. Es wurde versucht, die alten Einträge auf den neuen Standard hin zu bearbeiten. Dennoch ist mit einzelnen Widersprüchlichkeiten zu rechnen, die aber insgesamt den Wert, den dieses Register hat, nicht schmälern dürften.
| Abb | Abbildung(en) |
| Abdr | (vollständiger) Abdruck (eines Textes) |
| B | Personen, Orte usw., die in Karl Mays Biographie eine Rolle spielten |
| D | Dichter(in) |
| Faks | Faksimile-Wiedergabe |
| Ged | Gedicht |
| Hptl | Häuptling |
| Ill | Illustrator(in) bzw. Illustration |
| J | Journalist(in) |
| KM | (von) Karl May bzw. Karl-May- |
| Komp | Komponist(in) |
| Lit | Literaturwissenschaftler(in) |
| M | Maler(in) |
| P | Person aus Karl Mays Werken bzw. aus einem Werk des angegebenen Autors |
| Pol | Politiker(in) |
| Ps | Pseudonym |
| RA | Rechtsanwalt/-wältin |
| Red | Redakteur(in) |
| Reg | Regisseur(in) |
| Sch | Schauspieler(in) |
| Schr | Schriftsteller(in) |
| Theol | Theologe/-gin |
| Übers | Übersetzer(in) |
| Verl | Verleger(in) |
| Vg | Verlag |
| Z | Zeichner(in) |
| Zit | Zitat(e) |
| Zschr | Zeitschrift |
| Ztg | Zeitung |